GD Documentos

GD Documentos ou GD Documentos by DDO é um sistema informatizado de arquivos de documentos digitalizados e de controle de guarda de documentos e objetos físicos. Trata-se de um módulo independente, e vendido separadamente, do produto DDO ERP software. DDO possui o significado simbólico de "Dynamic Direction for Organizations" cuja tradução mais aproximada é "Direção Dinâmica para Empresas".

Contrato Tipo 1 (Fornecimento de Software):

Nesta categoria de contrato o contratante compra a licença de uso do sistema por um ano, haverá apenas o fornecimento de software gerenciador de documentos, o GD Documentos by DDO, ou, comumente chamado, "GD Documentos". Assume-se, aqui, que o contratante esteja familiarizado com a ferramenta e que possui habilidades de implantação e de manuseio, sem qualquer ajuda ou interferência da empresa DDO.

O contratante receberá um pendrive contendo:

  • Software livre para instalação do servidor web para Windows, o "Apache", com integração direta com o interpretador PHP;

  • Pasta de arquivos de códigos fontes do GD Documentos by DDO para serem copiados para a pasta "htdocs" de modo que o sistema se torne operacional, pronto ao uso.

Receberá o contratante, ainda, um manual de usuário impresso.

Observação 1: Nas contratações via internet ou a critério de vontades mútuas, o contratante poderá receber um instalativo com servidor PHP com funções de servidor web habilitadas e um manual de uso em formato de arquivo ".pdf".

Observação 2: As instruções básicas de instalação e operacionalização do GD Documentos By DDO seguem no manual de usuário.

Observação 3: Ao final de um ano de uso, deverá atualizar a licença adquirindo a próxima. Se optar por não utilizar, o sistema GD Documentos By DDO não permitirá inclusão de novos documentos, no entanto, estará disponível para consultar por mais 5 anos. Ao final do quinto ano, a única funcionalidade do GD Documentos By DDO, não licenciado, será a de exportação de lista de documentos cadastrados e cópia dos arquivos para pasta do computador do cliente.

Direitos adquiridos com a contratação:

  • Manual do usuário impresso (instalação e uso);

  • Auxílio na instalação e configuração (por telefone, Skype ou WhatsApp - 1 hora técnica grátis);

  • Auxílio no treinamento do usuário administrador (por telefone, Skype ou WhatsApp - 1 hora técnica grátis);

  • Sem limite de número de documentos inclusos;

  • Sem limite de usuários;

  • Funciona no navegador de internet (para uso em tablets, smartfones, etc.);

  • Sistema web, pode ser utilizado através da internet.

NOÇÕES BÁSICAS DE PRECIFICAÇÃO DOS SERVIÇOS - SERÁ NECESSÁRIA VISTORIA AO LOCAL E ARQUIVOS DA CONTRATANTE ANTES DA VALIDAÇÃO DOS PREÇOS AQUI DEMONSTRADOS.

Contrato tipo 1: Fornecimento de Software

(Aquisição do módulo GD por usuários do DDO ERP Software)

R$ 204,00 por mês + parcela anual de R$ 7.000,00

Ou

R$ 9.000,00 por ano (à vista/antecipado)

Obs.: Preços válidos para instalação em Windows com Banco de Dados M.Access.

Hora técnica para atendimento, treinamento, auxílios gerais de instalação e uso (somente se necessário):

R$ 60,00 (60 minutos) por cada funcionário;

R$ 1,16 por km rodado (se necessitar comparecimento presencial);

R$ 268,00 por estadia de cada funcionário, se precisar pernoitar ou se a viagem de ida e volta for superior a 300Km.

Preço (Para clientes do DDO ERP Software, que adquiram o módulo GD Documentos):

Forma de pagamento 1: R$ 204,00 por mês com vencimento todo dia 10 a partir do mês subsequente ao da contratação mais uma parcela anual de R$ 7.000,00 com prazo de vencimento no primeiro dia 10 a partir de 120 dias após a contratação.

Ex.: Cliente contratou o sistema dia 17 de março de 2018: dia 10 de abril será a primeira parcela de R$ 204,00? dia 10 de maio será a próxima de R$ 204,00 e assim sucessivamente. No dia 10 de agosto de 2018 será devida a parcela anual de R$ 7.000,00 (17 de março + 120 dias = 16 de julho. Próximo dia 10 será 10 de agosto).

Forma de pagamento 2: R$ 9.000,00 por ano, com vencimento no dia da contratação.

Preço (Para não clientes do DDO ERP Software, que adquiram o GD Documentos de forma independente, como solução de arquivologia):

Forma de pagamento 1: R$ 250,00 por mês com vencimento todo dia 10 a partir do mês subsequente ao da contratação mais uma parcela anual de R$ 10.000,00 com o prazo de vencimento no primeiro dia 10 a partir de 120 dias após a contratação.

Ex.: Cliente contratou o sistema dia 17 de março de 2018: dia 10 de abril será a primeira parcela de R$ 250,00? dia 10 de maio será a próxima de R$ 250,00 e assim sucessivamente. No dia 10 de agosto de 2018 será devida a parcela anual de R$ 10.000,00 (17 de março + 120 dias = 16 de julho. Próximo dia 10 será 10 de agosto).

Forma de pagamento 2: R$ 12.000,00 por ano, com vencimento no dia da contratação.

SERVIÇOS DE DIGITALIZAÇÃO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

Contrato Tipo 2 (Fornecimento de Software, comodato de equipamentos e mão-de-obra de digitalização):

Servidor do GD acoplado em um painel de madeira

Nesta categoria de contrato haverá o fornecimento de software gerenciador de documentos ao contratante. Toda a instalação e configuração ficam a cargo do pessoal técnico da empresa DDO. A empresa DDO fornecerá funcionários suficientes para a realização dos trabalhos de separação, cadastros dos documentos no sistema informatizado GD Documentos by DDO, colagem de etiquetas e depósito dos documentos no ambiente físico oferecido pelo contratante.

Os funcionários da empresa DDO necessitarão de um funcionário do contratante (procurador ou preposto) devidamente habilitado para acompanhar e conferir as retiradas e devoluções dos documentos. Os funcionários da empresa DDO, ainda, questionarão o responsável pelo contratante quanto à forma de se arquivar, separando por tipo, por departamento, etc.

A empresa DDO fornecerá um servidor de arquivos informatizado para uso do contratante, conforme a imagem ilustrativa do projeto:

Observação 1: Em contratos com valor superior a R$ 50.000,00, e quitado, ao final do período de uso o contratante não precisará restituir o equipamento (o servidor) à empresa DDO.

Observação 2: O servidor de arquivos de documentos é montado em gabinete especialmente projetado a proporcionar razoável segurança contra furto/roubo de modo que ele pode ser fixo em parede de alvenaria ou, a critério do contratante, imobilizado com corrente e cadeado. É construído em trabalho de marcenaria em chapas de MDF com gaiola interna de proteção dos HDD?s em tela de aço inoxidável. O gabinete tem o objetivo, também, de inutilizar o computador para demais usos, tornando o acesso aos seus conectores, mouse, teclado e portas USB, dificultoso e desestimulante. Tal dificuldade inibe o usuário a instalar softwares maliciosos, vírus de computador etc., protegendo os dados de arquivos de documentos lá armazenados.

Observação 3: Os terminais de acesso (computadores desktop?s, notebooks ou tablet?s), impressoras e demais equipamentos, não são fornecidos pela empresa DDO. Devem ser disponibilizados pelo contratante aos seus usuários.

Modo de operacionalização, em sequência:

1) O contratante, através de seu preposto, preencherá um formulário oferecido pela empresa DDO com o objetivo de se coletar instruções da atividade do contratante e do seu melhor modo de classificar os documentos. De posse de tal formulário, os funcionários da empresa DDO realizarão as configurações necessárias no sistema GD Documentos by DDO de modo a cadastrar as salas, os armários, as prateleiras e as caixas/pastas disponibilizadas pelo contratante ao processo de arquivamento físico. Ainda, por este formulário, serão coletados quais são os departamentos pelos quais o contratante deseja separar os arquivos e sob quais categorias de documentos deseja classificar. Aqui, também, o contratante define a quem de seus colaboradores serão oferecidas senhas de acesso e com quais poderes. Decide, também, dependendo de sua estrutura de conexão com a internet, se o sistema será acessado pela web ou somente de forma local. É importante que o contratante defina, anteriormente, as salas onde queira que se guarde os seus documentos, que as forneça seguras do ponto de vista estrutural, limpas, iluminadas e arejadas. Disponibilize, também, armários montados no interior de tais salas e resistentes suficientemente à massa dos arquivos que devam suportar.

Caixa grande verde

2) A empresa DDO instalará definitivamente o servidor de arquivos digitais no ambiente do contratante e instalará pro- visoriamente os seus equipamentos de uso pessoal necessários à prestação dos serviços nos locais estratégicos do ambiente do contratante (notebook?s, impressoras de etiquetas, leitores de código de barras, etc.). Gerarão etiquetas classificadoras e enumeradoras das salas, dos armários, das prateleiras e das caixas/pastas e farão constar (colar) naqueles objetos. Observemos que o projeto do modo a organizar os arquivos, ainda que informal do ponto de vista documental, é muito importante e definirá, no futuro, o quão fácil ou difícil será a operacionalização do uso dos arquivos. Uma Prefeitura Municipal, por exemplo, poderá querer que seus arquivos sejam divididos nos seguintes departamentos: depto.de compras, depto.administrativo, depto.fiscal/tributário, depto.de saúde, depto.de educação, etc. Ainda no exemplo de uma Prefeitura Municipal, poder-se-á definir, para o depto.de compras, por exemplo, que lá serão arquivados documentos classificados sob os seguintes tipos: "Processos Licitatórios, Contratos de Fornecimento, Contratos de Locação, Notas de Empenho, Comprovantes de Pagamentos, Outros, etc.". Os funcionários da empresa DDO estarão aptos a prestarem toda a assessoria no projeto, exceto, claro, quanto a conhecimento técnico específico da atividade do contratante. São os funcionários da empresa DDO que desempenharão as tarefas de cadastros e de etiquetagem.

3) Aptos a iniciar os trabalhos, os funcionários da empresa DDO solicitarão presença do colaborador responsável e representante do contratante, solicitarão a primeira remessa de documentos a digitalizar. Entende-se por "remessa de documentos", o conjunto daqueles objetos que preencham o conteúdo de uma caixa de transporte, no seguinte formato e dimensões acima ilustrado. Os funcionários da empresa DDO vão tomando cada um dos documentos (ou objetos) do acervo do contratante, das mãos do representante do contratante ou diretamente da posição de origem, sob a supervisão visual deste último, vão contando os objetos e marcando com caneta esferográfica na prancheta do colaborador, do seguinte modo:

Anotações numéricas com caneta

Estando a caixa de transporte razoavelmente cheia, rubrica-se o recibo na prancheta do colaborador do contratante e leva-se a caixa para a sala / van de digitalização. Observemos, aqui, que o colaborador do contratante tem o controle de quantos documentos ou objetos foram retirados pelos funcionários da empresa DDO. Uma vez digitalizados os documentos retirados, os funcionários da empresa DDO devem devolvê-los à posse do contratante na mesma caixa de transporte. Nesta fase, os funcionários da empresa DDO devem acomodar os documentos das caixas ou pastas adequadas, nos armários do contratante. O representante do contratante, aqui, supervisionará o trabalho e conferirá se o total de objetos / documentos devolvidos equivale exatamente aquele total retirado.

Caixa verde grande com uma camera de vídeo/foto acoplada

Estando o total conferido e "batendo", o representante do contratante destacará aquele recibo com a contagem, rubricado, de sua prancheta e o devolverá ao funcionário da empresa DDO, que o arquivará adequadamente nos seus registros de prestação de contas com a aposição do carimbo "OK". Nesse momento, os arquivos de vídeo / fotos da câmera acoplada à caixa de transporte podem ser deletados e a câmera fica apta ao próximo registro, da próxima "remessa". Estando o total de documentos / objetos em desconformidade com o recibo, deverá o representante do contratante reter o recibo rubricado pelo funcionário da empresa DDO sob sua posse e requerer, do funcionário, abertura de processo interno para explicar a falta. O arquivo de vídeo / fotos da câmera acoplada à caixa de transporte, nesse momento, deve ser salvo em pendrive ou cartão de memória e instruirá o processo interno de modo a se explicar, no prazo de 10 dias, o ocorrido. Através das imagens será possível descobrir se houve, por exemplo, contagem errada, documento duplicado, ou, no pior caso, se houve extravio. Ocorrendo o extravio, a empresa DDO será penalizada nos termos da cláusula contratual específica.

Veículo Van Renault branco

4) Os documentos são levados à sala de digitalização, separados, escaneados ou fotografados, cadastrados, etiquetados. Na impossibilidade do contratante disponibilizar uma sala para os funcionários da empresa DDO trabalharem, com mesas, cadeiras, energia elétrica, climatização e banheiros, água potável, etc., será preciso avisar, antes da contratação, para que a empresa DDO avalie a possibilidade e a viabilidade de se enviar escritório móvel montado em uma van:

Observação: A empresa DDO poderá disponibilizar escritório móvel montado no interior de uma Van Renault Master se o contratante não possuir condições de oferecimento de salas de trabalho, mesas, cadeiras, energia elétrica e climatização aos seus funcionários. No entanto, haverá a necessidade de local para estacionamento com piso nivelado.

5) Os documentos, após escaneados ou fotografados, apresentarão uma etiqueta com código de barras impresso colada nos seus versos. A etiqueta torna o documento identificável através de tal número:

Imagem da etiqueta do arquivo impressa

6) Na sala de depósito de arquivos, na última etapa do processo, um funcionário da empresa DDO faz a leitura do código de barras colado, através da etiqueta, no verso do documento que estará arquivando. Um terminal do tipo totem, ou um notebook, na sala de arquivos, sugerirá, na tela e "em voz alta", ao funcionário da empresa DDO, em qual armário, prateleira e caixa ele deve guardar aquela categoria de documento, daquele departamento. O funcionário, então, dirige-se ao local de guarda, e, com um leitor de código de barras sem fio, lê a etiqueta que identifica o armário, lê a etiqueta que identifica a prateleira, lê a etiqueta que identifica a caixa ou a pasta. Nesse momento, o GD Documentos "saberá" que o funcionário está fisicamente posicionado na frente da caixa onde deve guardar aquele documento. Então, lê a etiqueta no verso do documento (igual aquela que se vê exemplificada acima) e lê uma senha de confirmação, um código de barras, impresso no verso do seu crachá de identificação pessoal.

Toten de madeira do GD Documentos, com monitor, teclado, mouse e leitora de etiquetas

Totem instalado em sala de arquivos.

Este equipamento está conectado com o servidor do GD Documentos e a um leitor de código de barras sem fio. Por ele, o usuário informa ao sistema onde, efetivamente, o documento foi arquivado (qual armário, qual prateleira e qual caixa).

Dele, também, o usuário colhe informação de qual local, normalmente, deve arquivar cada categoria de documento.

O totem pode ser substituído por um notebook, nas dependências do contratante, com acesso ao mesmo software.

7) O resultado de todo trabalho é:

a) Arquivos de documentos organizados fisicamente, com segurança contra extravios:

Prateleiras com caixas e etiquetas

Fotografia real de sala de arquivos de empresa usuária da plataforma GD Documentos

São estruturas simples, baratas, porém organizadas de forma a prover razoável segurança contra extravios e permitir fácil manipulação dos documentos.

Observemos que todos os armários são etiquetados com números de identificação, todas as prateleiras são etiquetadas, todas as caixas são etiquetadas e todos os documentos, nas caixas, são etiquetados. As etiquetas de código de barras permitem organização física e digital dos conteúdos.

b) Facilidade de se encontrar um documento específico através do uso de filtros de pesquisa do sistema GD Documentos. É possível pesquisar por datas de emissão e de cadastro, por categoria de documento e por departamento, por local onde foi arquivado e, principalmente, por palavras e textos presentes na descrição do documento:

Interface de filtro do GD Documentos

No exemplo a cima, estamos pesquisando todos os documentos do departamento selecionado, arquivados a partir de 01/01/2017, e contenham, na descrição, a frase "energia elétrica". O resultado é:

Interface do GD Documentos mostrando a seleção que foi solicitada

Vamos escolher o primeiro dos três documentos listados, aquele de n.º de cadastro 1409065461, e vamos clicar sobre o código dele ou sobre a descrição:

Interface do GD Documentos mostrando o item selecionado

O sistema GD Documentos está nos informando, então, que tal documento está arquivado na sala n.º 7, no Armário n.º 25, na prateleira n.º 9 daquele armário, e, no interior da pasta, ou caixa, n.º 1156. Informa, ainda, que tal documento é um do tipo "BOLETOS BANCÁRIOS". Logo abaixo de tal tela de relatório, temos o ícone do arquivo de imagem do documento a se fazer download, caso o usuário assim necessite:

Interface mostrando o arquivo para ser baixado

Clicando sobre o n.º do arquivo ou sobre o ícone, temos a imagem do documento que se encontra arquivado.

c) Facilidade de uso dos documentos arquivados. Os funcionários do contratante não precisam procurar os documentos em arquivos físicos e o manipular um a um. A imagem do documento, ou o seu conteúdo de uso eletrônico (arquivos .exe, .js, .php, arquivos de vídeos, etc.), estarão disponíveis em todos os terminais do contratante (Computadores, notebooks, tablets, smartphones) e, ainda, a critério do contratante, na internet:

Arquivo baixado em .PDF

Arquivo baixado para a pasta Downloads do sistema operacional Microsoft Windows

Imaginemos que o contratante seja um escritório de advocacia e que um de seus advogados necessite escrever uma petição. Provavelmente, na forma tradicional de trabalho, ele precisaria se levantar de sua cadeira, dirigir-se aos armários, procurar cópias dos documentos pessoais do seu cliente, o requerente na ação, trazer tais cópias a sua mesa e, de lá, copiar o nome completo do seu cliente, o n.º de RG, de CPF, etc. Após, precisaria se levantar novamente, ir ao armário, procurar novamente a pasta de arquivos daquele cliente e, lá, guardar aquela cópia de documentos pessoais. Esse advogado, usando o GD Documentos, visualizaria a imagem dos documentos pessoais de seu cliente na tela de seu computador pessoal, sem precisar se levantar.

d) Se o contratante possuir página de sua empresa na internet, poderá integrar o sistema GD Documentos com o seu site de forma que usuários externos possam fazer downloads de documentos arquivados sob a plataforma GD Documentos. Bastará, no cadastro do documento, que se marque a caixa "Mostrar no site":

Interface que mostra a ordem para o documento ser exibido no site

No site do contratante é colocado uma caixa de acesso restrito, cujo código-fonte é fornecido pela Empresa DDO:

Quando seus clientes autorizados fizerem login, será exibida uma lista de documentos disponíveis para download. Em nosso exemplo, o usuário deu permissões de acesso ao Banco Safra. Após o login será visualizado: observemos que, também, haverá a opção para o cliente do contratante enviar arquivos para o site do contratante, na função upload, caso o contratador entenda a função necessária.

Banner de login do site

A lista de documentos disponíveis:

Tela para downloads ou uploads do site

É este o resutado final.

NOÇÕES BÁSICAS DE PRECIFICAÇÃO DOS SERVIÇOS - SERÁ NECESSÁRIA VISTORIA AO LOCAL E ARQUIVOS DA CONTRATANTE ANTES DA VALIDAÇÃO DOS PREÇOS AQUI DEMONSTRADOS.

  1. O serviço de digitalização de cada página de documento, entendendo-se como uma página a imagem de uma face de folha de papel tamanho A4 ou medida inferior, será faturado ao cliente pelo preço de R$ 0,16;

  2. O serviço de cadastrar cada documento, entende-se como documento cada item a ser guardado composto por uma ou mais páginas (até o limite de 20), correspondendo os processos de digitar a descrição classificatória do documento com o mínimo de 100 caracteres, gerar etiqueta de numeração sequencial a ser colada no verso do documento, incluir a imagem digitalizada no sistema GD Documentos acumulando-se, a ela, a descrição do documento e as informações de sua localização (Sala, Armário, Prateleira e Caixa), guardar fisicamente o documento na sua caixa ou pasta se arquivo físico, será faturado ao cliente pelo preço de R$ 5,20;

  3. O reembolso de despesas de deslocamento, incluindo combustível, pedágios, manutenções, preço de estacionamentos, etc., será faturado ao cliente pelo preço de R$ 1,16 por cada quilômetro percorrido com veículo disponibilizado pela empresa DDO. Clientes situados no município de Jales não serão onerados com a obrigação de reembolso de despesas de deslocamento;

  4. O reembolso de despesas com diárias de funcionários da empresa DDO dispensados ao exercício da prestação de serviços ao Cliente, quando o cliente ou suas filiais estiverem sediados a mais de 150 km de distância de Jales/SP (Fonte: Google/rodoviário), ou, ainda que sediados a menos de 150 km, mas, cuja viajem de ida e volta, consumir tempo igual ou superior a 4 horas de duração (estradas ruins, congestionamentos, balsas, pontes fechadas, etc.), incluindo, nas despesas com diárias de funcionários, todos os valores correspondentes ao preço de refeições e hospedagens, quando necessárias, será faturado ao cliente pelo preço de R$ 268,00 por cada funcionário da empresa DDO disponibilizado à prestação de serviços ao cliente.

  5. A locação do escritório móvel de digitalização, instalado no interior de uma van Renault Master, usado quando o Cliente não possuir espaço ou instalações adequadas á prestação de serviços pelos funcionários da empresa DDO, será faturada ao Cliente pelo preço de R$ 180,00 por dia em que estiver disponível ao cliente.

Ex.: Cliente contrata para digitalizar 2.000 documentos contendo 18 páginas cada documento, sendo o local de arquivos em Catanduva/SP. A empresa DDO envia 2 funcionários, durante 20 dias úteis (3 semanas). O preço a pagar será, considerando que não haverá necessidade de envio do escritório móvel:

  • Preço do serviço de digitalização: 2.000 documentos X 18 páginas = 36.000 páginas X R$ 0,16 = R$ 5.760,00;

  • Preço do serviço de cadastrar os documentos no Sistema: 2.000 documentos X R$ 5,20 = R$ 10.400,00;

  • Reembolso das despesas com deslocamento: 6 viagens X 204 km = 1.224 km X R$ 1,16 = R$ 1.419,84;

  • Reembolso das despesas com diárias de funcionários: 2 funcionários X 20 dias = 40 diárias X R$ 268,00 = R$ 10.720,00.

Preço total da prestação de serviços: R$ 28.299,84

Obs.1: A empresa DDO garante rendimento mínimo de produtividade de cada um de seus funcionários na proporção de 1.000 documentos cadastrados (até 20.000 páginas) por cada 22 dias úteis de trabalho.

Obs.2: Contrato mínimo de R$ 6.000,00 (cerca de 1.000 documentos).

Contrato Tipo 3 (Fornecimento de Software, comodato de equipamentos e mão-de-obra de digitalização e locação de espaço físico para armazenagem de documentos):

Nesta categoria de contrato haverá o fornecimento de software gerenciador de documentos ao contratante, o GD Documentos by DDO. Toda a instalação e configuração ficam a cargo de pessoal técnico da empresa DDO. A empresa DDO fornecerá funcionários suficientes para a realização dos trabalhos (igual o realizado no Contrato Tipo2). Os funcionários da empresa DDO necessitarão de um funcionário do contratante (procurador ou preposto) devidamente habilitado para acompanhar e conferir as retiradas e devoluções dos documentos, informando também aos funcionários da empresa DDO à forma de se arquivar, separando por tipo, por departamento, etc.

A empresa DDO fornecerá um servidor de arquivos informatizado para uso do contratante, conforme a imagem ilustrativa do projeto, descrita no portfólio do Contrato Tipo 2.

Toda a operacionalização e funcionamento do modo de digitalizar e arquivar são idênticos aqueles descritos para o Contrato Tipo 2, exceto, agora, que os arquivos físicos não estarão instalados nas dependências prediais do contratante, mas, sim, no prédio comercial destinado a tal fim e disponibilizado pela empresa DDO:

Lateral de um prédio comercial para arquivos físicos

Obs.: Imagem ilustrativa ? prédio sem fachada, descaracterizado, por motivo de discrição e segurança.

A empresa DDO, em 2018, possui, no mínimo, 100 metros cúbicos de espaço para arquivos a disponibilizar aos seus contratantes. O endereço do edifício a abrigar os arquivos é no Centro, na cidade de Jales/SP.

Nesta sistemática de trabalho, o contratante usa os seus documentos, de forma cotidiana, acessando as imagens digitalizadas e arquivos computadorizados gerais nos seus terminais de consulta, na tela do GD Documentos.

Ele será informado, a qualquer instante, onde está armazenado cada um de seus documentos, lá no depósito predial da empresa DDO. Será informado em qual armário está depositado, em qual prateleira e em, qual caixa.

Não será necessário trabalho em escritório móvel já que, nesta modalidade de contrato, ainda que o contratante não possua espaço físico disponível aos trabalhos dos funcionários da empresa DDO, os documentos podem ser removidos e digitalizados no espaço físico disponibilizado pela própria empresa DDO. No entanto, para ser possível e viável o trabalho remoto, será necessário que o contratante possua conexão rápida e estável com a internet (mínimo de 10mbps e latência máxima de 2ms) e possuir IP fixo (IPV4), e válido, disponível no ponto de instalação do servidor de arquivos.

NOÇÕES BÁSICAS DE PRECIFICAÇÃO DOS SERVIÇOS - SERÁ NECESSÁRIA VISTORIA AO LOCAL E ARQUIVOS DA CONTRATANTE ANTES DA VALIDAÇÃO DOS PREÇOS AQUI DEMONSTRADOS.

O cliente contrata os serviços de digitalização de documentos com fornecimento de software e guarda dos arquivos em local remoto, nas dependências disponibilizadas pela empresa DDO. O serviço de digitalização e a locação de espaço de guarda são medidos, faturados e cobrados, conforme os seguintes critérios:

  1. O serviço de digitalização de cada página de documento, entendendo-se como uma página a imagem de uma face de folha de papel tamanho A4 ou medida inferior, será faturado ao cliente pelo preço de R$ 0,16;

  2. O serviço de cadastrar cada documento, entende-se como documento cada item a ser guardado composto por uma ou mais páginas (até o limite de 20), correspondendo os processos de digitar a descrição classificatória do documento com o mínimo de 100 caracteres, gerar etiqueta de numeração sequencial a ser colada no verso do documento, incluir a imagem digitalizada no sistema GD Documentos acumulando-se, a ela, a descrição do documento e as informações de sua localização (Sala, Armário, Prateleira e Caixa), guardar fisicamente o documento na sua caixa ou pasta se arquivo físico, será faturado ao cliente pelo preço de R$ 5,20;

  3. O reembolso de despesas de deslocamento, incluindo combustível, pedágios, manutenções, preço de estacionamentos, etc., será faturado ao cliente pelo preço de R$ 1,16 por cada quilômetro percorrido com veículo disponibilizado pela empresa DDO. Clientes situados no município de Jales não serão onerados com a obrigação de reembolso de despesas de deslocamento;

  4. O reembolso de despesas com diárias de funcionários da empresa DDO dispensados ao exercício da prestação de serviços ao cliente, quando o cliente ou suas filiais estiverem sediados a mais de 150 km de distância de Jales/SP (Fonte: Google/rodoviário), ou, ainda que sediados a menos de 150 km, mas, cuja viajem de ida e volta, consumir tempo igual ou superior a 4 horas de duração (estradas ruins, congestionamentos, balsas, pontes fechadas, etc.), incluindo, nas despesas com diárias de funcionários, todos os valores correspondentes ao preço de refeições e hospedagens, quando necessárias, será faturado ao cliente pelo preço de R$ 268,00 por cada funcionário da empresa DDO disponibilizado à prestação de serviços ao cliente.

  5. A locação de espaço para guarda de documentos em imóvel disponibilizado pela empresa DDO, incluindo o direito do Cliente, uma vez ao ano, aos serviços de busca e devolução de documentos com veículo da empresa DDO, será faturada ao Cliente pelo preço de R$ 45,00 por mês, por metro cúbico.

Ex.: Cliente contrata para digitalizar 2.000 documentos contendo 18 páginas cada documento, sendo o local de arquivos a se digitalizar em Catanduva/SP e o local de guarda em Jales/SP. A empresa DDO disponibilizará espaço para guarda dos documentos do Cliente em seu imóvel, ocupando, lá, o espaço de 1,8 metros cúbicos. O preço a pagar será, considerando que não haverá necessidade de envio do escritório móvel:

  • Preço do serviço de digitalização: 2.000 documentos X 18 páginas = 36.000 páginas X R$ 0,16 = R$ 5.760,00;

  • Preço do serviço de cadastrar os documentos no Sistema: 2.000 documentos X R$ 5,20 = R$ 10.400,00;

  • Reembolso das despesas com deslocamento: 6 viagens X 204 km = 1.224 km X R$ 1,16 = R$ 1.419,84;

  • Reembolso das despesas com diárias de funcionários: 2 funcionários X 20 dias = 40 diárias X R$ 268,00 = R$ 10.720,00;

  • Locação de 2 metros cúbicos(Não será possível locar 1,8 m³) = 2 X R$ 45,00 = R$ 90,00 por mês.

Preço total da prestação de serviços: R$ 28.389,84

Obs.1: A empresa DDO garante rendimento mínimo de produtividade de cada um de seus funcionários na proporção de 1.000 documentos cadastrados (até 20.000 páginas) por cada 22 dias úteis de trabalho.

Obs.2: O preço da locação do espaço para guarda será faturado mensalmente.

Obs.3: Contrato mínimo de R$ 6.000,00 (cerca de 1.000 documentos).